Как сделать выпадающий список в Excel
Пользователи, которые ведут свою базу данных, нередко встречаются с необходимостью выбрать определенные ячейки из подготовленного списка. Если сделать выпадающий список в эксель, пользователь сможет создать несколько значений в одной ячейке, что позволяет организовать быструю проверку данных, а также создать комфортные условия работы с переменными данными, сделать отображение другого листа или включить поисковую функцию. Существует несколько способов, как решить поставленную задачу.
Как создать список через меню ↓ | Какие использовать инструменты для списка ↓ |
Создание списка посредством контекстного меню
Считается самым простым и понятным методом, когда нужно сделать выпадающий список в экселе в другом месте текущего документа: на новом листе, рядом с таблицами. Это позволяет структурировать информацию.
Инструкция проста и состоит из нескольких шагов:
• в дополнительной таблице фиксируем наименования (каждое с новой строчки в отдельной ячейке), чтобы получился один столбец;
• далее нужно выделить ячейки, кликнуть правой кнопкой мыши в любом выделенном месте и выбрать из выпавшего списка функцию «Присвоить имя»;
• должно появиться окно с созданием имени. Пользователь может назвать список по собственному желанию, но первый символ обязательно должна быть буква. Также не допускается использование определенных символов. При необходимости разрешается создать примечание к списку. Нажать ОК;
• переключиться на вкладку «Данные» в главном окне экселя. Отметить группу с ячейками, для которой потребуется создать список и кликнуть на кнопку «Проверка данных» и выбрать подпункт «работа с данными»;
• должно появиться окно «проверка вводимых значений». В параметрах найти подпункт список. В «источнике» поставить = «название списка». Нажать ОК;
• если все действия выполнены правильно, должен появиться значок со стрелкой вниз. Нажимая на значок, автоматически откроется созданный список. Кликая по любому наименованию, значение будет вставлено в ячейку.
Основным преимуществом метода является минимальная вероятность опечаток.
Использование инструментов от разработчика
Альтернативный вариант создания списка в экселе – это использование ActiveX. В сравнении с первым решением, инструкция немного сложнее, поскольку список опций несколько шире: разрешено задавать большое количество элементов, менять внешний вид списков.
Инструкция по использованию инструментов от разработчика следующая:
1. Активировать опции, поскольку они автоматически отключены. Для этого нужно перейти в меню «Файл».
2. В списке слева найти меню «Параметры» и кликнуть по нему.
3. Открыть раздел с настройками ленты и перейти к «основным вкладкам», поставить галочку напротив разработчика. Остается кликнуть на ОК, чтобы сохранить опции.
4. Должна появиться новая вкладка «Разработчик», через которую можно будет отслеживать рабочий процесс. Для начала создается столбик с элементами, которые выполняют функцию исходных данных для создания выпадающего списка.
5. Перейти в «Разработчик». В подпункте элементов управления кликнуть на кнопку вставки. В появившемся окне выбрать опцию «элементы ActiveX» и кликнуть на значок «Поле со списком».
6. Нажать на нужную ячейку, чтобы появилось окно со списком. По желанию можно настроить параметры и границы. При выделении списка, на панели инструментов появится «режим конструктора». Нажать на «Свойства», если требуется продолжить настройку.
7. В параметрах найти ListFillRange. В столбике поставить рядом «:» и описать координаты ячеек, чтобы создать определенный диапазон. Закрыть окно.
8. Правой кнопкой мышки кликнуть на список в окне, выбрать «объект ComboBox» и кликнуть на edit.
9. Должен появиться список с заранее заданным параметрами.
10. Если требуется сделать вставку списка в несколько ячеек, но понадобится навести курсор в правой части нижнем углу страницы. Далее зажать левую кнопку мыши и потянуть вниз до строки, где должен присутствовать список.
На этом миссию можно считать выполненной. Список будет отображаться в заранее заданных ячейках.
Как сделать связанный список
Данный вариант подойдет пользователям, которые нуждаются в создании сложных и зависимых списков. При выполнении ниже описываемых пунктов, список из одной ячейки будет зависеть от значения другого:
• минимальное количество столбиков – три. В первом указываются наименования, второй и третий – для единиц или количества. При необходимости можно задавать большее количество столбиков;
• для начала создается один, общий список для всех названий. Выделяются ячейки с наименованиями посредством контекстного меню;
• задать определенное имя;
• по аналогии формируются отдельные списки для каждого наименования с определением количества единиц;
• далее потребуется вставить общий список с наименованиями в верхней ячейке в первом столбике главной страницы;
• указать в качестве основного источника ранее заданную таблицу;
• кликнуть по верхней части столбика, где указаны единицы измерения, зайти в проверочное окно и в источнике указать «=ДВССЫЛ(A2)», вместо А2 может быть любая ячейка с наименованием продукта;
• список готов. Теперь можно растянуть по желанию строки и таблицы.
Создавая выпадающие списки, каждый пользователь может облегчить ведение отчетности в экселе. Каждая представленная инструкция имеет свои преимущества и не отнимет много времени, чтобы должным образом структурировать всю информацию.
Здорово ,что есть наглядное видео ,все оказывается просто сделать )